Nimeni nu a putut prevedea trecerea în masă la lucrul de acasă care a avut loc anul acesta. O pandemie globală a schimbat pentru totdeauna modul de lucru al multora. Comunicarea cu angajații a necesitat o concentrare mai mare ca niciodată, pentru a te asigura că echipele se simt conectate și informate.
La M247 găzduim evenimente interne pe tot parcursul anului pentru lansarea de produse, evenimente sociale și conferințe, pentru a construi echipe mai puternice și pentru a ne implica, motiva și recompensa colegii deosebiți.
Conferința noastră trimestrială a trebuit să aibă loc în ciuda COVID-19 (ca în multe alte firme, aceasta reprezintă un reper important în calendarul nostru), așa că am comutat conferința noastră și evenimentul social din vară pe un eveniment virtual. Au fost implicate toate birourile noastre din lume, cu peste 300 de colegi, și a fost un real succes! Iată principalele noastre ponturi și gânduri care te pot ajuta să o planifici pe a ta:
1. Momentul e totul: Să te concentrezi și să rămâi atent în timpul unei sesiuni online implică mai multă capacitate mintală, deci asigură-te că alegi un moment în care toată lumea este relativ ‘fresh’, dar și bucuroasă că ia o pauză de la acțiunile cotidiene în care e implicată. De asemenea, e important să ții cont de diferențele de fus orar dacă ai birouri în toată lumea, și asigură-te că ora e potrivită pentru toate echipele tale.
2. Alege mediul potrivit și testează-l dinainte: Există multe opțiuni disponibile pentru evenimente online de talie mare; la M247 ne place să punem în practică ce spunem și să folosim tehnologia pe care o folosim zi de zi și pe care o recomendăm clienților nostri. Microsoft Teams Live Events permite până la 10.000 de participanți, cu posibilitatea de a vedea evenimentul live sau înregistrat în Yammer, Teams și Stream, de a interacționa cu prezentatorii folosind întrebări și răspunsuri moderate, și de a vedea analitica de utilizare în timp real pentru eveniment. Pentru a te asigura că evenimentul decurge bine și că toți cei implicați în el sunt familiarizați cu platforma, nu uita să o testezi în avans!
3. Stabilește o agendă bună și așteaptă-te ca oamenii să combine sesiunile: Nouă ne place să îmbinăm utilul cu plăcutul la conferințele și evenimentele noastre sociale – asigură-te că ai o agendă care atrage lumea! Fii clar cu programul și dă-le oamenilor posibilitatea să combine acele sesiuni care sunt relevante pentru ei. Ca de obicei, condu de la vârf prin prezența unor executivi, dar încurajează-ți și colegii să preia unele sesiuni. Gândește-te să incluzi:
- Business updates de la CEO/executivi și o ocazie pentru întrebări și răspunsuri
- Sub-sesiuni cu echipe mai mici provocate să vină cu idei/opinii sau cu exerciții simple de team building
- Sesiuni interactive amuzante – noi avem sub-sesiuni de 30 de minute la care participanții aleg dintr-o paletă de acțiuni cum ar fi cine știe să răspundă, lecții de gătit și discursuri motivaționale
- Invită persoane din afară – poți chiar să angajezi vorbitori externi sau o formație muzicală. Aceste elemente externe sporesc interesul.
4. Înregistrează sesiunile ca să poată fi vizionate din nou: Acceptă că, la fel ca la un eveniment fizic, unii colegi nu vor putea participa, lucru perfect ok! Un avantaj major al sesiunilor online este posibilitatea înregistrării lor, ceea ce face posibilă difuzarea lor ulterioară, la momentul potrivit, în așa fel încât nimeni să nu le rateze.
5. Solicită feedback: Aceasta e o zonă necunoscută pentru majoritatea firmelor, așa că sigur vor fi lucruri pe care ți-ai fi dorit să le fi făcut altfel – solicitând feedback te va ajuta mult să îmbunătățești rândul viitor.
Dacă vrei și mai mult – trimite o notă personală în anunț. Noi am trims o cutie cu bomboane acasă la fiecare coleg. Pe lângă faptul că a fost ceva frumos, a și creat vâlvă și conținut pentru social media.
Cel mai important, folosește-ți logica alături de platforma potrivită, găzduirea și planificarea potrivită, și evenimentul tău virtual se va desfășura în bune condiții la fel ca unul fizic – poate fără karaoke!
Pentru mai multe informații despre Microsoft Teams și cum îți poate ajuta firma să rămână conectată și activă, te rugăm să ne contactezi.
